Интеграция CRM и сервисов через API

Как работает интеграция

Интеграция – это небольшой сервис между вашими системами. Он узнает о событии в одной системе и выполняет нужное действие в другой.

1. Событие. Заказ получил статус, появился новый лид, изменился остаток, пришла оплата.
2. Уведомление о событии. Через вебхук, если система его умеет, или через регулярную проверку изменений, если нет. Проверка медленнее, зато переживает сбои сети.
3. Проверка. Не обрабатывалось ли это событие раньше. Один заказ – одна карточка, одна накладная, одно сообщение.
4. Действие. Создать карточку в Trello, накладную в Новой Почте, строку в Google Таблице, сообщение в Telegram, обновить остаток на сайте.
5. Журнал. Каждое событие записывается: что пришло, что сделано, если была ошибка – какая.

Примеры задач

• заказы с Prom.ua, Rozetka и сайта сами попадают в KeyCRM;
• у заказа появился статус – подрядчику в Trello создается карточка только с нужными ему данными;
• новому лиду автоматически присваивается уникальный номер;
• для отправки сама создается накладная Новой Почты, а трек-номер возвращается в CRM;
• остатки со склада обновляются на всех площадках;
• важные события приходят в рабочую группу в Telegram.

Что делает интеграцию надежной

Большинство интеграций ломаются не из-за сложной логики, а из-за мелочей: закончился срок действия ключа доступа, скрипт работал на чьем-то ноутбуке, ошибки никуда не писались. Поэтому в каждой интеграции есть:

• стабильный сервер, который не зависит от чьего-то компьютера;
• повторные попытки, если другая система временно недоступна;
• защита от дублей;
• журнал событий и уведомления о сбоях мне, а не вам от вашего подрядчика;
• поддержка, когда сервис меняет свой API.

Когда готовой интеграции нет

Бывает, что две системы вообще не умеют работать вместе: нет ни модуля, ни вебхуков с одной стороны. Тогда строится промежуточный слой: он забирает данные из одной системы тем способом, который она позволяет, и передает в другую. Главное, чтобы у каждой системы был хоть какой-то легальный способ обмена данными: API, выгрузка файлом или экспорт.

Как проходит внедрение

1. Разбор процесса. Кто, когда и что сейчас переносит руками, какие статусы есть в CRM и что они значат для людей.
2. Триггер. Какое именно событие запускает действие. “Когда заказ готов” нужно довести до конкретного статуса.
3. Набор данных. Что передается в другую систему, а что нет. Это и удобство, и конфиденциальность: подрядчик не должен видеть суммы и контакты клиента.
4. Тест на реальных данных. Первые дни интеграция работает параллельно с ручным режимом, чтобы увидеть расхождения.
5. Запуск. Ручной режим убирается, за системой остается мониторинг.

Стоимость

Стоимость зависит от количества систем и событий, которые нужно связать. Интеграция работает с ежемесячной поддержкой, поэтому продолжает работать, когда сервисы обновляются. Опишите, какие системы у вас есть и что приходится переносить руками, и я скажу, как это автоматизировать.