Інтеграція CRM і сервісів через API

Як працює інтеграція

Інтеграція – це невеликий сервіс між вашими системами. Він дізнається про подію в одній системі і виконує потрібну дію в іншій.

1. Подія. Замовлення отримало статус, з’явився новий лід, змінився залишок, прийшла оплата.
2. Сповіщення про подію. Через вебхук, якщо система його вміє, або через регулярну перевірку змін, якщо ні. Перевірка повільніша, зате переживає збої мережі.
3. Перевірка. Чи не оброблялася ця подія раніше. Одне замовлення – одна картка, одна накладна, одне повідомлення.
4. Дія. Створити картку в Trello, накладну в Новій Пошті, рядок у Google Таблиці, повідомлення в Telegram, оновити залишок на сайті.
5. Журнал. Кожна подія записується: що прийшло, що зроблено, якщо була помилка – яка.

Приклади задач

• замовлення з Prom.ua, Rozetka і сайту самі потрапляють у KeyCRM;
• у замовлення з’явився статус – підряднику в Trello створюється картка тільки з потрібними йому даними;
• новому ліду автоматично присвоюється унікальний номер;
• для відправки сама створюється накладна Нової Пошти, а трек-номер повертається в CRM;
• залишки зі складу оновлюються на всіх майданчиках;
• важливі події приходять у робочу групу в Telegram.

Що робить інтеграцію надійною

Більшість інтеграцій ламаються не через складну логіку, а через дрібниці: закінчився строк дії ключа доступу, скрипт працював на чиємусь ноутбуці, помилки нікуди не писалися. Тому в кожній інтеграції є:

• стабільний сервер, який не залежить від чийогось комп’ютера;
• повторні спроби, якщо інша система тимчасово недоступна;
• захист від дублів;
• журнал подій і сповіщення про збої мені, а не вам від вашого підрядника;
• підтримка, коли сервіс змінює свій API.

Коли готової інтеграції немає

Буває, що дві системи взагалі не вміють працювати разом: немає ні модуля, ні вебхуків з одного боку. Тоді будується проміжний шар: він забирає дані з однієї системи тим способом, який вона дозволяє, і передає в іншу. Головне, щоб у кожної системи був хоч якийсь легальний спосіб обміну даними: API, вивантаження файлом або експорт.

Як проходить впровадження

1. Розбір процесу. Хто, коли і що зараз переносить руками, які статуси є в CRM і що вони означають для людей.
2. Тригер. Яка саме подія запускає дію. “Коли замовлення готове” треба довести до конкретного статусу.
3. Набір даних. Що передається в іншу систему, а що ні. Це і зручність, і конфіденційність: підрядник не має бачити суми і контакти клієнта.
4. Тест на реальних даних. Перші дні інтеграція працює паралельно з ручним режимом, щоб побачити розбіжності.
5. Запуск. Ручний режим прибирається, за системою лишається моніторинг.

Вартість

Вартість залежить від кількості систем і подій, які треба зв’язати. Інтеграція працює з щомісячною підтримкою, тому продовжує працювати, коли сервіси оновлюються. Опишіть, які системи у вас є і що доводиться переносити руками, і я скажу, як це автоматизувати.